KI im Unternehmen einführen

Dieser Leitfaden ist für alle, die mit Labtagon AI OS KI in ihre Organisation bringen: die IT, eine Projektleitung, ein Team, das vorangeht. Er zeigt eine Reihenfolge, die sich bewährt, und was AI OS dir für jeden Schritt bietet. Alles, was du hier einstellst, kannst du später ändern.

1. Mit einem Team beginnen

Fang mit einem Team an, das eine echte Aufgabe für KI hat und es ausprobieren will: ein Support-Team, das jeden Tag dieselben Fragen beantwortet, oder ein Team, das viele Berichte schreibt. Ein paar Wochen mit einem Team lehren dich mehr als ein Start für alle.

In AI OS ist ein Team eine Gruppe:

• Verwaltung → Gruppen bildet Gruppen aus dem, was die Anmeldung der Personen meldet (ihre Rollen oder Gruppen beim Anmeldedienst), oder aus Personen, die du von Hand hinzufügst.
• Jede Richtlinie erreicht alle, Gruppen oder einzelne Personen. Mit einer Gruppe für das erste Team gibst du ihm, was es braucht, ohne für die anderen etwas zu ändern.

2. Die Modelle einrichten

Jeder Modellaufruf geht durch AI OS, also entscheidest du hier, welche Modelle die Leute benutzen:

• Verwaltung → LLM-Anbieter: wohin Modellaufrufe gehen und wie AI OS sich dort anmeldet.
• Verwaltung → Modelle: die Modelle der Anbieter, die Personen nutzen dürfen, was jedes kann und kostet.
• Eine Richtlinie für Modellzugang legt fest, welche Modelle eine Gruppe nutzen darf, ob ihre Mitglieder eigene API-Schlüssel anlegen dürfen und welche Budgets gelten: je Person oder für alle, die sie erreicht, zusammen.

Unter Insights siehst du dann die Ausgaben nach Modell und Monat und wie viel Budget übrig ist.

3. Dem Team seine Tools geben

Tool-Server und Skills machen KI für die eigentliche Arbeit des Teams nützlich, etwa für sein Ticketsystem oder sein Wiki.

1. Klicke unter Verwaltung → Richtlinien auf Neue Richtlinie. Benenne sie und wähle, wen sie erreicht.
2. Füge Server und Skills hinzu, jeweils Empfohlen (Personen dürfen es aus ihrem Profil nehmen) oder Verpflichtend (sie können es nicht).
3. Wähle das Profil, in das sie kommen: das Profil Standard aller Personen oder ein benanntes Profil, das AI OS für jede Person anlegt.

Die Personen finden sie dann in ihren Profilen. Siehe Profile.

4. Die Fähigkeiten wählen

Fähigkeiten sind, was der Chat und Agenten neben den Tools können: Bilder erzeugen und bearbeiten, im Web suchen, Dokumente lesen, vorlesen, transkribieren, Code ausführen. Unter Verwaltung → Fähigkeiten schaltest du sie ein und wählst, wie jede umgesetzt wird; eine Richtlinie kann sie nur für manche Personen erlauben, mit Grenzen pro Tag oder Monat und einem Budget.

Beginne mit dem, was das erste Team braucht. Jede Fähigkeit, die du später hinzufügst, erreicht die Personen sofort.

5. Festlegen, was Personen dürfen

Eine Richtlinie für Berechtigungen legt fest, was Personen in AI OS tun dürfen, zum Beispiel Agenten anlegen oder sie nach Zeitplan und per Webhook laufen lassen. Standardmäßig dürfen alle in der Organisation beides. Sollen Agenten anfangs nur von Hand starten, während das Team lernt, nimm allen die zweite Berechtigung und gib sie dem Team.

6. Vor dem ersten Chat über Datenschutz entscheiden

Geh diese Punkte mit deiner oder deinem Datenschutzbeauftragten durch, und mit dem Betriebsrat, wenn es einen gibt:

• Personenbezogene Daten in Prompts an Modelle: aus, maskieren oder ablehnen. Zum Maskieren muss der Prüfer für personenbezogene Daten in deiner Installation eingerichtet sein. Siehe Sicherheit und Datenschutz.
• Prompts speichern: aus, außer es gibt einen Grund; ist es an, lesen nur Administratoren sie, und jedes Lesen wird festgehalten.
• Wie lange etwas bleibt: Dateien, Inhalte und Verlauf der Tool-Aufrufe, das Audit-Log und Erinnerungen haben je eine Einstellung zur Aufbewahrung unter Verwaltung → Einstellungen.
• Regelwerke: Regelsätze aus dem Recht (DSGVO, EU AI Act für Betreiber, NIS2, BetrVG), die die nötigen Einstellungen setzen und zeigen, ob deine Einrichtung sie erfüllt.

Schreib auf, was ihr entschieden habt, und sag es allen. Vertrauen entsteht, wenn man die Regeln kennt, nicht durch Technik allein.

7. Den Leuten zeigen, wie es losgeht

Schick dem Team Erste Schritte: anmelden, ein erster Chat, das eigene KI-Werkzeug verbinden. Plant eine halbe Stunde gemeinsam, in der alle eine echte Aufgabe ausprobieren. Fragt danach, was geklappt hat und was im Weg war, und passt die Richtlinien an.

Die Fragen der Kolleginnen und Kollegen beantworten

Am Anfang kommen immer dieselben Fragen. Hier sind ehrliche Antworten, mit dem, was AI OS wirklich tut.

„Kann meine Chefin meine Chats lesen?“ Die Konsole zeigt einen Chat nur dir und den Personen, mit denen du ihn teilst, etwa den Mitgliedern eines Arbeitsbereichs. Die Inhalte deiner Tool-Aufrufe siehst nur du. Sieht sich ein Administrator deinen Verlauf der Aufrufe an, steht das im Audit-Log, und du siehst es in deiner Aktivität. Eine Ausnahme solltest du offen sagen: Chats mit Agenten sind nicht privat; der Eigentümer des Agenten und wer Agenten beaufsichtigt, kann sie lesen. Und wer die Installation betreibt, hat Zugriff auf ihre Datenbank, wie bei jedem System, das deine Organisation betreibt.

„Lernt der KI-Anbieter aus unseren Daten?“ Das hängt von den Anbietern ab, die deine Organisation gewählt hat, und von ihren Verträgen mit ihnen; AI OS entscheidet das nicht. Was AI OS tut: Es schickt Modellaufrufe nur an die Anbieter, die eure Administratoren eingerichtet haben, und kann personenbezogene Daten maskieren, bevor ein Aufruf hinausgeht.

„Kann die KI in meinem Namen etwas tun, ohne mich zu fragen?“ Ein Client bekommt nur, was sein Profil erlaubt. Ein Aufruf, der vorher fragen muss, wartet auf deine Antwort, und nur du kannst ihn freigeben. Agenten handeln als sie selbst, mit eigenen Anmeldungen, nie mit deinen.

„Was speichert AI OS über mich?“ Sicherheit und Datenschutz hat die Tabelle: was gespeichert wird, wo und wie lange.

„Geht mein Diktat in die Cloud?“ Nein. Das Diktat im Chat wird auf deinem Gerät erkannt; die Aufnahme verlässt es nicht.

„Und wenn die KI sich irrt?“ Das wird vorkommen. Prüfe, was wichtig ist, wie beim Entwurf eines Kollegen. Was eine KI sich merkt, kannst du korrigieren oder sie vergessen lassen. Siehe Gedächtnis-Spaces.

Nach dem ersten Team

Wenn es mit dem ersten Team gut läuft, erweitere die Gruppe oder nimm das nächste Team mit einer eigenen Richtlinie dazu. Insights zeigt dir Ausgaben und Nutzung über die Zeit, damit du siehst, wo KI hilft und wo noch nicht.

Mehr in diesem Handbuch

• Personen und Gruppen: Gruppen aus der Anmeldung, die Standardgruppen, Berechtigungen.
• Richtlinien: die sieben Arten und wie sie zusammenwirken.
• Modelle und Provider und Fähigkeiten.
• Regelwerke: Regelsätze aus dem Recht.